La mise en place du bulletin de salaire en ligne permet à la société d’être en mesure de réaliser la production des bulletins de paie facilement et de transmettre aux salariés leurs bulletins, de manière simple et efficace, tout en garantissant un niveau de sécurité optimal.
Cette dématérialisation s’inscrit par ailleurs dans une démarche « écologique », puisque vous arrêterez ainsi d’imprimer des documents qui finissent souvent au fond d’un tiroir.
Par ailleurs, les bulletins de paie, qui doivent être conservés à vie, seront ainsi sauvegardés sur une plateforme extérieure sécurisée et conforme aux préconisations RGPG.
Le bulletin de salaire en ligne, une simplification de la gestion de paie
Il faut savoir qu’avant le premier janvier 2018, les fiches de salaire pouvaient contenir jusqu’à 50 lignes. Fort heureusement, elles sont bien plus lisibles aujourd’hui, du moins pour les salariés. La gestion de paie reste encore un vrai casse-tête pour bon nombre de chefs d’entreprises et de responsables des ressources humaines.
En effet, la « simplification » de la fiche de paie mise en place en 2018 ne représente absolument pas un allègement de travail. Pire encore, c’est souvent devenu plus complexe, car la réglementation ne cesse d’évoluer et de mettre en place des particularités à respecter. Il faut par ailleurs ajouter à cela la gestion des conventions collectives, qui font que chaque secteur d’activité comporte des particularités que le gestionnaire de paie doit s’attacher à appliquer. Bref, il faut souvent plusieurs jours pour émettre et contrôler les fiches de paie de ses salariés, et un niveau de compétences de plus en plus important.
La production de paie en ligne depuis un logiciel 100% SAAS
Bonne nouvelle pour les responsables RH, il existe aujourd’hui des solutions qui peuvent faire gagner un temps précieux pour l’établissement de vos fiches de salaire. Aujourd’hui, nous recherchons tous de la flexibilité et de la mobilité. C’est pour cette raison qu’une solution SaaS est sans nul doute une bien meilleure solution.
En optant pour la solution Silae, vous pourrez accéder à un logiciel en ligne depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. L’autre avantage non négligeable par rapport à une solution software est d’être certain d’avoir un logiciel parfaitement à jour, sans aucune intervention de votre part, ni surcoût financier. En effet, les mises à jour du logiciel par rapport aux évolutions réglementaires ou conventionnelles se font chaque soir, donc l’environnement est parfaitement sécurisé.
Sachez également que l’ensemble des informations sont cryptées et sécurisées. Il n’y a donc aucun risque de fuite concernant des informations sensibles. De plus, Silae est en totale conformité avec le règlement général sur la protection des données (RGPD). Enfin, sachez que toutes les connexions sont tracées et enregistrées. Votre compte est sauvegardé 4 fois par jour et vous aurez la possibilité de faire un Back-up en cas d’erreur de manipulation.
Pour toutes ces raisons, la gestion du bulletin de salaire en ligne est la meilleure solution qui soit pour l’entreprise.
La production d’un fichier de virement, pour procéder au paiement des salaires en un clic
La solution Silae ne s’arrête pas à la simplification de la gestion de paie. Une fois la paie du mois clôturée et contrôlée, il faut gérer une autre tâche longue et fastidieuse, à savoir le virement du salaire pour chaque salarié.
Ici, tout devient plus simple, puisque Silae va vous fournir un fichier de virements SEPA. Vous n’aurez plus qu’à le transmettre à votre banque, soit par mail soit en le déposant directement sur votre compte en ligne. L’ensemble des banques sont capables de gérer ce fichier de virements, puisqu’il s’agit d’un fichier XML normé.
Silae gestion de paie ne se limite pas de générer un fichier SEPA pour le paiement des salaires. Vous pourrez aussi verser :
- un acompte ;
- une avance ;
- le remboursement des notes de frais ;
- un solde de tout compte.
Enfin et pour finir avec la simplification de la gestion de paie, il est possible d’exclure un ou plusieurs salariés, si vous souhaitez les payer par chèque.
Le coffre fort numérique, un gain de temps et une sécurisation appropriée
Les responsables RH le savent bien : le traitement des salaires ne s’arrête pas à l’émission des fiches de paie et à leur paiement. Il faut encore réaliser la transmission des bulletins de paie à chaque salarié. Là encore, Silae va vous offrir une solution pour gagner un temps précieux, grâce au coffre fort numérique edoc. Mais avant de vous parler de son mode de fonctionnement, il nous faut revenir un peu en arrière, en nous intéressant à la Loi travail El Khomri.
Jusqu’en 2017, si un employeur voulait envoyer le bulletin de salaire en ligne/de façon dématérialisée, il devait obtenir le consentement du salarié. On parlait alors de consentement “opt-in”. Dorénavant, c’est l’inverse. Cette fois, c’est le salarié qui doit signifier à son employeur qu’il ne souhaite pas recevoir son bulletin de salaire en version numérique. La loi El Khomri modifie ainsi l’article L. 3243-2 du code du travail, en passant l’Opt in à l’Opt out.
Le Bulletin de salaire en ligne est une réelle avancée dans la démarche du « zéro papier », que ce soit pour les responsables RH ou pour les salariés. Bref, vous l’avez compris, avec cette solution, vous en avez fini avec la tâche rébarbative de la mise sous pli des fiches de paie de vos salariés.
La transmission des bulletins de salaire en ligne par le biais du coffre-fort edoc
Comme nous vous l’indiquions dans l’introduction de cet article, la conservation bulletin de paie doit être à vie, pour pouvoir justifier des droits aux organismes sociaux (en particulier la retraite) en cas de besoin. La plupart du temps, le salarié regarde la somme qu’il va recevoir et le nombre de jours de vacances acquis, avant de la ranger avec les autres dans un dossier au fond d’un tiroir. Avec le coffre-fort numérique proposé par Silae, tout est plus simple. Voici comment cela va se dérouler.
Une fois, les bulletins de paie validés et contrôlés par le responsable des ressources humaines, la transmission des bulletins de paie se fait de façon automatique. Le salarié va alors recevoir une notification, lui indiquant qu’un nouveau document est disponible dans son coffre-fort. Il pourra alors le consulter ou le télécharger, s’il souhaite le transmettre à un organisme. Par contre, il sera dans l’impossibilité de supprimer le moindre document.
Sachez que Silae a opté pour la solution proposée par edoc. Ainsi, le coffre est certifié par l’AFNOR et est bien entendu entièrement compatible avec le règlement général sur la protection des données (RGPD).
Pour entrer dans des informations un peu plus techniques, sachez que les serveurs sont tous hébergés en France et offrent le plus haut niveau de sécurité. Toutes les connexions sont horodatées et enregistrées. Vous l’avez compris, ici, la sécurisation de l’environnement RH est prise très au sérieux.
La conservation des bulletins à vie par le salarié
Nous allons dans ce dernier paragraphe revenir un peu plus en détail sur le mode de fonctionnement du coffre-fort RH. Il est composé de deux parties bien distinctes.
Du côté employeur :
- la distribution automatique du bulletin de paie dès que le virement est effectué ;
- l’envoi des autres documents RH ;
- la signature électronique des contrats ;
- l’archivage des documents ;
- etc.
Du côté salarié :
- la réception et l’archivage des bulletins de salaire à vie ;
- la possibilité de signer des documents où que vous soyez ;
- l’ensemble des documents (droit à la formation, au chômage…).
Mais ce n’est pas tout, puisque Edoc offre 10 Go de stockage. Vous pouvez donc sans aucun problème utiliser votre coffre pour autre chose que la gestion des RH. Par exemple, vous pouvez mettre une copie de vos pièces d’identité, de vos factures ou de vos avis d’imposition. Bien entendu, l’employeur n’a absolument pas accès au coffre-fort numérique du salarié.
Enfin, sachez que Silae n’est pas un simple logiciel Saas de gestion de paie, auquel est accolé un coffre-fort numérique. Il s’agit en réalité d’un outil SIRH complet.
Il va ainsi être capable de :
- gérer les notes de frais des équipes commerciales ;
- gérer les visites médicales et envoyer la convocation aux salariés concernés ;
- gérer les entretiens professionnels ;
- proposer des plans de formations adapté ;
- s’occuper de la gestion des ressources humaines.
Nous allons revenir un instant sur le dernier point. Silae va vous permettre de simplifier vos démarches en cas d’accident du travail, de gérer les risques professionnels liés à l’activité de l’entreprise et aussi la gestion de la pénibilité. En quelques clics, il vous sera possible de connaître :
- la répartition par sexe de votre masse salariale ;
- le type de contrat (CDI, CDD, intérim,…) ;
- la composition de vos équipes que ce soit par âge ou par ancienneté ;
- l’évolution de la masse salariale par rapport aux années précédentes ;
- le taux d’absentéisme de chaque salarié, mais également en fonction d’un poste précis.
Bien entendu, toutes ces informations sont exportables sous forme de tableau ou d’histogramme. Tout cela est également accessible de n’importe quel ordinateur, sous réserve que vous ayez un accès à internet. La gestion RH n’aura jamais été aussi simple et facile.
Si vous avez encore un doute sur l’utilité de la solution proposée par votre gestionnaire de paie, le mieux est de la tester par vous-même.
Sachez, en effet, que la mise à disposition du logiciel Silae est instantané et qu’il est possible de faire un test gratuit, pour voir son fonctionnement avant de vous engager.
