En tant que responsable des ressources humaines, vous savez pertinemment que les fiches de paie peuvent prendre énormément de temps. Elles sont également une source de stress non négligeable, car les erreurs peuvent parfois être très compliquées à résoudre. D’ailleurs, chaque mois, environ 7 millions de fiches composent des erreurs selon le ministère du travail. Fort heureusement, la plupart du temps, elles sont sans conséquence fâcheuse pour l’entreprise. Parfois, hélas, les fiches de paie peuvent être source de litiges avec des conséquences aux prud’hommes. Mais alors, comment limiter les erreurs au maximum et quels sont les bons critères pour choisir son logiciel de paie en ligne ?
Commentaire choisir son logiciel de paie ?
Vous vous en doutez bien, tous les responsables RH n’ont pas les mêmes besoins. Pour autant, il y a quelques grandes règles qui vont vous permettre de trouver le logiciel de paie qui va vous correspondre.
- L’évolution de la solution : l’outil doit s’adapter à vos besoins actuels, mais aussi à votre projet de croissance et de développement. Vous perdez énormément de temps, ensuite, à chercher un nouveau logiciel et à reprendre en main. Il est donc important d’avoir une vision à 5 ou 10 ans de l’entreprise.
- La mise à jour régulière : le droit social français évolue sans cesse, et parfois, un changement sur une convention collective peut avoir un impact sur la validité des fiches de salaire. La dernière grosse révolution en date est très certainement le bulletin de paie simplifié, mis en vigueur au début de l’année 2018.
- Les déclarations sociales automatiques : après la création et la vérification des bulletins de salaire, les déclarations sociales (DSN) sont sûrement les plus grosses sources de stress pour les responsables RH. En effet, cela nécessite de nombreuses vérifications et les erreurs en DSN, souvent remontées par les organismes des mois après, doivent faire l’objet de régularisations qui sont techniques et donc complexes à mettre en œuvre.
- Le remplissage « automatique » des Bulletins : cela peut vous faire gagner énormément de temps. Mais attention, encore faut-il avoir une solution qui vous permettra de synchroniser les absences, les heures supplémentaires et les autres éléments de rémunération, qui diffèrent souvent d’un salarié à un autre.
Les modes d’utilisation d’un logiciel de paie
Il faut savoir qu’à l’heure actuelle, il existe deux grandes familles de logiciel de paie.
Vous avez tout d’abord l’installation d’un logiciel sur un ordinateur. Cela implique que cet ordinateur doit être disponible au moment de la création et de la vérification des bulletins. Il faudra veiller également à ce que ce dernier soit bien à jour, pour éviter les problèmes que nous évoquions plus haut.
L’autre solution consiste à utiliser un logiciel de paie en mode SaaS, c’est à dire un logiciel de paie en ligne. Vous n’aurez alors aucun logiciel à installer sur un ordinateur. Il vous suffit d’avoir un navigateur web et une connexion internet stable, pour pouvoir faire les fiches de paie et aussi vos déclarations DSN. L’autre avantage de cette solution, c’est de ne pas avoir de mise à jour à effectuer, puisque c’est l’éditeur qui va s’en charger. La plupart du temps, cela se fait de façon totalement transparente pour vous. Enfin, sachez que les types de solutions de ce type émettent tout en œuvre pour instruire au maximum vos données et vous garantir une confidentialité totale. Les plus performantes dans ce domaine vont même jusqu’à crypter les données de bout en bout. Ainsi, même si un hackeur a réussi à entrer sur votre compte, il n’aurait pu accéder à aucune donnée, ni aux informations de votre partie ou de celle de vos employés. Le logiciel de paie en ligne offre ainsi des avantages non négligeables.
Quelle est la solution pour la gestion de la paie pour une entreprise ?
Les TPE et PME n’ont pas tous les moyens d’avoir un responsable des ressources humaines dans leurs locaux. Elles vont avoir plusieurs possibilités qui vont s’offrir à elles.
La première option qui est souvent employée est de déléguer cette tâche à un cabinet comptable ou à un prestataire spécialisé. L’autre option est une externalisation partielle, ce qui permettra alors au chef d’entreprise de ne pas perdre trop de temps avec les salaires. Enfin, vous avez l’internalisation qui demande le plus souvent de trouver une personne formée. Pour cette dernière solution, il existe une alternative qui va vous offrir la possibilité d’automatiser un très grand nombre de tâches, vous permettant aussi de ne pas consacrer trop de temps à chaque mois à la création des fiches de paie et à leur distribution.
La solution de paie complète et innovante : SILAE
Nous aurions pu vous parler de Sage, de Payfit ou bien encore de Ciel Paye, mais nous avons choisi de présenter la solution SILAE, et développée par l’entreprise éponyme. En effet, grâce à elle, vous allez optimiser votre productivité et vous garantir des fiches de paie 100% sans erreurs.
Commençons par les informations techniques. Il s’agit d’un logiciel de paie en ligne (logiciel SaaS – Software as a Service) via un système de Cloud. Il n’y aura donc aucune installation, aucune mise à jour à faire, puisque tout est géré par SilaeExpert.
L’ensemble des données sont hébergées en France. Elle est donc totalement conforme à la RGPD. En plus de quoi, SILAE offre une traçabilité de 100% des connexions et un cryptage des données. Le datacenter est sauvegardé 4 fois par semaine, avec la possibilité de revenir en arrière. Bien entendu, le logiciel est accessible 24h sur 24 et 7 jours sur 7, depuis n’importe quel ordinateur et tablette.
SILAE : un logiciel de paie
Contrairement à beaucoup d’autres, le SILAE intègre de façon native plus de 600 conventions collectives et les classifications métiers. Elle va aussi vous permettre d’automatiser la gestion des bulletins de paie.
Vous aurez accès à :
- la synchronisation depuis l’application PaiePilote et le calcul des heures d’absences, des congés payés et des heures supplémentaires ;
- la saisie d’informations en masse pour vous permettre de gagner du temps ;
- le calcul automatique des IJSS lorsqu’un salarié est malade ;
- l’automatisation des DSN (déclarations sociales nominatives) via la télédéclaration.
SILAE va donc vous permettre d’établir des bulletins de salaire 100 % conformes, sans être un expert dans ce domaine. Après un contrôle rapide, avec la possibilité d’éditer une ou plusieurs fiches de paie, il vous sera possible de déclencher une demande de virement automatique pour les salariés.
Mais ce n’est pas tout, vous allez pouvoir déléguer des tâches à des collaborateurs ou à un prestataire. Nous vous proposons de vous accompagner dans la gestion des bulletins de paie et des déclarations en adaptant notre offre à vos besoins.
Vous pouvez également avoir accès à d’autres services très utiles, comme :
- le bilan social de votre entreprise, pour gérer au mieux votre masse salariale ou savoir quand débuter votre campagne de recrutement ;
- les visites médicales, pour s’assurer que les obligations sont bien remplies ;
- les entretiens professionnels, pour la encore s’assurer que les obligations sont bien remplies ;
- les extractions, qui vous permettent d’avoir l’ensemble des informations qui vous intéressent sur vos salariés (taux d’absentéisme par exemple) ;
- l’application PaiePilote, qui vous permettra de gérer les demandes d’absences et de remboursements de frais des salariés sans difficultés.
Pour chacun des points autorisés, il est possible de créer des alertes pour vous permettre d’agir en temps et en heure.
SILAE offre également la possibilité à chacun de vos employés et collaborateurs d’avoir un accès sécurisé à leur contrat de travail, leur fiche de paie, leur convocation etc… par le biais de l’utilisation d’un coffre-fort numérique.
Peut-on utiliser un logiciel de paie gratuit ?
Vous en doutez, ces services ne sont pas gratuits, mais ils ont l’avantage d’avoir des frais uniquement des variables donc très facilement intégrables dans vos coûts de fonctionnement. Pourtant, en tant que patron de PME, vous pouvez avoir envie de vous orienter vers une prestation gratuite. C’est hélas loin d’être la meilleure des solutions.
En effet, vous en doutez, la complexité du système juridique français impose une veille et des mises à jour quasi-permanentes. Il est donc impossible de vous fournir un service gratuit sans contrepartie. Ainsi, si vous tenez à la confidentialité des informations de votre personnel et à ce que le logiciel utilisé peut vous assurer des paies justes, nous vous déconseillons de vous orienter vers ce type d’offre.
Conclusion sur les logiciels de paie en ligne
Le logiciel de paie en ligne Silae, que nous vous proposons, est certainement le plus performant du marché pour les raisons évoquées ci-avant.
Nous vous proposons par ailleurs de vous accompagner sur toutes les démarches et techniques en termes de connaissances en gestion de paie plus approfondies, et nous sommes là en cas de besoin si vous n’êtes pas en capacité de gérer les paies en interne un mois donné pour nous assurer que vos salariés reçoivent bien leurs bulletins dans les temps.
Enfin, nous vous accompagnons pour répondre à l’ensemble des questions que vous pourrez poser dans le cadre de la gestion des salariés de votre société.
