Un bulletin de paie n’est pas uniquement un document obligatoire à remettre au salarié qui laisse apparaitre le salaire à lui verser. Certaines mentions doivent nécessairement figurer sur le bulletin tandis que d’autres ne doivent en aucun cas y apparaître. Durée de conservation, mentions obligatoires et interdites, nous vous détaillons ici les obligations principales liées au bulletin de paie.

Bulletin de paie : durée de conservation, pourquoi en conserver une copie ?

Il est essentiel que l’employeur remette au salarié son bulletin de paie mensuellement, comme le prévoit la loi. Par ailleurs, l’employeur et le salarié doivent bien s’attacher à conserver les Bulletins conformément à ce que demande la réglementation

La durée de conservation d’un bulletin de paie et modalités de transmission

Pour l’employeur, la durée de conservation des bulletins de paie s’étend sur 5 ans après son émission tandis que pour le salarié, il n’y a pas de durée minimum, la loi lui recommande de garder une copie de ses bulletins de paie sans limitation de durée.

Le bulletin de paie peut être remis en format papier au salarié moyennant émargement. Néanmoins, depuis quelques années maintenant, le format électronique est devenu celui privilégié dû notamment à son caractère immatériel, donc facile à conserver et également à son coût moindre. De nombreux « coffres fort numériques » permettent la transmission des bulletins de paie dans le respect des règles de GGPD aux salariés, qui peuvent l’utiliser pour conserver l’ensemble de leurs documents personnels en toute sécurité.

Conserver une copie des bulletins de paie, pour quelles raisons ?

Garder les bulletins de paie à disposition permet au salarié de faire valoir ses droits ou encore de démontrer l’intégrité de l’employeur. Le bulletin de paie permettra au salarié de faire valoir ses droits auprès des organismes, donc il est essentiel d’en conserver un exemplaire.

Par ailleurs, pour un CDI à temps plein, un contrat de travail écrit n’est pas obligatoire. En cas de litige, le bulletin de paie sera le seul justificatif fiable sur lequel s’appuyer pour contrôler le respect des engagements de l’employeur.

Dans tous les cas, le bulletin de paie détaillera la composition des salaires bruts, des charges et des salaires nets à verser aux salariés. Aussi, en cas de litige sur le versement complet des primes à devoir aux salariés, il sera le seul document qui permettra de traiter la situation.

Les mentions obligatoires à faire figurer sur le bulletin de paie

D’autres informations doivent être présents sur le bulletin de paie afin de le rendre clair et concis pour quiconque le consulte.

Les éléments d’identification des parties concernées

Il s’agit de mentions localisées tout en haut du bulletin, avant même la première ligne du salaire de base et qui permettent d’identifier l’émetteur du bulletin (l’entreprise) et celui qui reçoit la rémunération (le salarié).

On y distinguera, entre autres :

  • le nom (ou raison sociale) et l’adresse de l’employeur. Si l’entreprise possède plusieurs établissements, celui dont le salarié est affilié doit y figurer aussi ;
  • ensuite vient le numéro de la nomenclature d’activité, communément appelé code NAF (ou code APE) et le numéro de SIRET ;
  • les entreprises, en plus d’être soumises aux règlementations légales, sont soumises à des conventions collectives. L’intitulé ou la référence de cette dernière doit apparaitre sur le bulletin ;
  • le nom et la fonction du salarié auquel la rémunération est versée ainsi que sa classification (niveau, coefficient), qui permet de déterminer la grille salariale qui lui est appliquée ;

Les éléments de rémunération, mentions obligatoires sur le bulletin de paie

Dans la partie du bulletin qui concerne les éléments de rémunération, on doit pouvoir lire le nombre d’heures de travail auquel correspond la rémunération versée au salarié en précisant les taux appliqués pour chaque rubrique, par exemple s’il y a des heures majorées (heures supplémentaires ou heures complémentaires, etc.). La nature et le montant des autres éléments de salaire soumis aux cotisations sociales et patronales tels que les primes et avantages en nature doivent impérativement se trouver sur le bulletin. Le cumul de ces montants donnera le salaire brut, à faire apparaitre impérativement sur le bulletin de paie également.

Il faut aussi obligatoirement mentionner :

  • le montant et l’assiette des cotisations et contributions dues par l’employeur et le salarié ;
  • la valeur du prélèvement à la source après application du taux ;
  • la somme réelle perçue par le salarié et la date à laquelle elle a été payée ;
  • le montant des frais de transport pris en charge ;
  • le total du montant des exonérations et exemptions de cotisations salariales ;
  • la somme versée comprenant la rémunération du salarié et les cotisations à la charge de l’employeur ;
  • la date de congé et montant de l’indemnité de congés payés, lorsqu’une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée ;
  • la mention préconisant au salarié de conserver une copie de son bulletin de paie sans limitation de durée.

Les mentions interdites sur le bulletin de paie

Des mentions sont impérativement à bannir du bulletin de paie lors de sa composition. Certaines doivent être détaillées dans un document annexe, fourni avec le bulletin de paie, comme la nature et le montant de la rémunération liée à l’activité de représentant du personnel. D’autres ne doivent juste pas être mentionnées du tout telles que l’exercice du droit de grève ou les fonctions de représentant du personnel. Si, par exemple, une absence due à la grève vient réduire la rémunération du salarié, elle devra être libellée « absence non rémunérée » lors de la composition du bulletin de paie, sans mentionner l’exercice du droit de grève.